Konference IT pro FINANCE si každoročně klade za cíl vytvořit platformu pro networking a sdílení nejaktuálnějších novinek mezi finančními manažery.  Jsme moc rádi, že jsme i letos mohli přivítat zástupce čtrnácti partnerských společností, jejichž zástupci svými případovými studiemi okořenili odborný program největší CAFIN akce.

Jak transformovali finanční oddělení ve společnosti Microsoft?

Pojďme si připomenout hlavní témata konference. Po přivítání Olgou Cechlovou z řídicího výboru CAFIN a představení moderátora Romana Smetany, který je Global Finance Directorem v Inovan si převzal slovo Miloš Nitran (CFO Microsoft Česká republika & Slovensko), který odprezentoval první téma.

Informace, že jsou v dnešní době data pro rozhodování ve firmách využívána pouze ze 70 %, nebyla až tak překvapivá, jako přiznání, že ani Microsoft se ještě před pár lety tomuto trendu nevymykal.

Změna byla nevyhnutelná, a tak se v první fázi pustili do identifikace problémů. Jako největší překážky určili statičnost dat, nepropojenost systémů, zastaralé nástroje, nedostatečné investice do oblasti HR a financí a nedostatek pracovní síly. Řada procesů probíhala manuálně. Zavést automatizaci bylo nezbytné.

Excelovské tabulky o 2 000 řádcích a 50 sloupcích nahradily dynamické reporty a nástroje „Advanced Analytics“ využívající technologie Machine Learningu. Díky automatizaci vědí, co se stalo, ale i co se stane za osm měsíců (očekávaný trend). Do celého procesu finanční oddělení aktivně vstupuje a ovlivňuje byznys tím, že dává doporučení, co mají kolegové z byznysu očekávat. Za klíčové Miloš považuje „kvalitu dat – umění data zpracovat – správně je prodat byznysu“. Vizionářské vystoupení zakončil radou: „Nebojte se změny a začněte klidně v malém. Už Bill Gates říkal ‚Nikdy není potřeba přecenit změnu, která se stane v následujících 2 letech, a zároveň je potřeba podceňovat změny, které se stanou v následujících 10 letech‘.“

Kybernetické hrozby ve světě financí

Aktuálním tématem jsou i kybernetické hrozby, o kterých v lepších případech slyšíme jen z médií. Bohužel jdou ruku v ruce s urychlující se digitalizací a novým trendem „prací z domova“.

Co to je kybernetická bezpečnost a co má za úkol? Do toho nás zasvětil Michal Merta (ředitel Cyber Fusoin Centra, Accenture). Dozvěděli jsme se, že hlavním cílem je ochrana lidí, firem a aktiv v kybernetickém prostoru. Finance trápí zejména ransomeware. Michal varoval i před „pishing, smishing, vishing“ – podvodnými SMS a telefonáty, koukáním přes rameno.

Upozornil na nutnost zvýšené pozornosti v souvislosti s lidským faktorem, který je nejen původcem kybernetických hrozeb, ale také jejich předmětem. Ubezpečil účastníky, že v dnešní době se není třeba bát cloudových řešení, protože jsou z pohledu kybernetické bezpečnosti již velmi dobře promyšlené. Dodavatelé kladou velký důraz na bezpečnost.

Jak efektivně řídit HR pomocí manažerského systému BNS

Jak naplánovat mzdové náklady, analyzovat produktivitu a přidanou hodnotu napříč profesemi i celou firmou? Jak mít po ruce přehledy o odměňování, absenci, dovolených, přesčasech nebo fluktuaci podle věku a pohlaví zaměstnanců? Na to nám odpověděl a na ukázce z Krajské správy a údržby silnic Vysočiny názorně demonstroval vedoucí ICT Dalibor Tomšů společně s jednatelem INEKON SYSTEMS – Honzou Huškem.

Business Navigation System (BNS) zde propojuje plán lidského kapitálu, rozbor mezd a výsledky dotazníkového šetření mezi zaměstnanci, které slouží k (sebe)hodnocení. Oba pánové také ukázali interaktivní dashboard, který propojuje všechny tři zmíněné aspekty.

Manažerské účetnictví v mezinárodní skupině Lasvit

Do příběhu implementace manažerského účetnictví u českého výrobce designových svítidel s mezinárodní působností nás zasvětili Iva Stanovská a Martin Dybal ze společnosti Solitea a své osobní zkušenosti z Lasvitu nasdíleli IT manažer Jakub Svárovský a finanční ředitel Jakub Hauzner.

Lasvit se stal, od založení v roce 2007, středně velkou firmou s řadou poboček v zahraničí. I proto dozrál čas na přehodnocení controllingových procesů a rozsáhlých excelových tabulek. Pro účetnictví využívají ERP Dynamics NAV a pro alokaci nákladů, korekci skutečnosti, konsolidaci, finanční reporting a budgeting se nově rozhodli pro implementaci platformy Targetty.

Dobře uchopené manažerské účetnictví jim umožnuje být blízko svým zákazníkům a pochvalují si, že se před dvěma lety rozhodli mít celou IT infrastrukturu v cloudu.

Řízení podniku pomocí KPI se SAP reportingovými nástroji

Společnost SAP mezi odborníky na finance a IT asi není potřeba představovat. Pozvali jsme Radka Bastla, Business Consultanta ze společnosti MIBCON, který se ve svém příspěvku zaměřil na využití nástroje „SAP Analytics Cloud“. Ten umí nejen reportovat, ale také plánovat a predikovat. Na reálném příkladu implementace v SIKO KOUPELNY Radek ukázal, jak lze vyřešit složité finanční plánování, které se díky SAP Analytics Cloudu značně sjednotilo a zjednodušilo.

Přínos odbourání fyzického oběhu dokladů – případová studie ve Scio

Na kolik se mohou vyšplhat náklady spojené se schválením jedné faktury? Podle zkušeností Roberta Soudného (CEO Wflow.com) to může být až 500 Kč. Wflow.com je cloudová aplikace, která řeší problémy s oběhem dokumentů, schvalováním, vytěžováním dat, integrací s účetním systémem nebo archivací. Pro demonstraci reálného využití si Robert pozval Jana Krtičku, jednatele ze společnosti Scio, která se dynamicky mění – od organizování testů v rámci přijímacích zkoušek na střední a vysoké školy se posunuli dál a aktuálně provozují i vlastní školy po celé republice. Ve Scio nyní zpracovávají 500–1000 faktur měsíčně, a proto pro oběh dokumentů, včetně faktur, potřebovali před dvěma lety zavést nový systém. Na Wflow.com se jim líbilo snadné začlenění do stávajícího účetního systému, cloudové řešení i uživatelské prostředí.

Disclosure Management: „Poslední míle ve finančním řízení“

Příprava regulatorních a zákonných reportů je složitý proces v rámci finančního řízení, který zahrnuje dlouhý seznam činností, složitého ověřování a komplexní kontrolu konzistence. Téma, které by nemělo být v rámci agendy finančního oddělní opomíjeno, představil Vladislav Hanák, Managing Consultant ze Sophia Solutions. Ukázal možnosti, jak moderní nástroje pro Disclosure Management umí pomoci, celý proces zjednodušit a ve výsledku ušetřit čas a energii řadě lidí. Jedním z nich je řešení od Amana Solutions.

Digitalizace procesů – jak na to?

Karin Fuentesová, CEO z Digitoo – společnosti, která vytváří softwarové řešení pro digitalizaci účetních procesů, hned na začátku své prezentace upozornila na fakt, že 90 % firem je zahlcena papírem. A to i přes to, že je na trhu celá řada „bezpapírových“ řešení.

Stejnou zkušenost měla i Vanda Seidelová (CEO Twigsee) ve školce, kterou vybrala pro svého syna. „Byla skvělá, ale bez papíru se neobešli a komunikace probíhala přes asi 10 kanálů“. K technologiím měla blízko, a tak založila systém pro digitalizaci školek. Její Twigsee však digitalizované nebylo, a to byl důvod proč se spojila s Digitoo. Cíl byl jasný: „Potřebujeme sjednotit řeč účetního a CEO“. Nově tak účetní nemusí přeťukávat faktury do systému a co oceňuje, je dobře fungující integrace vyčítání účtenek.  Faktury nejdou přes CEO, účtenky ano. Velkou výhodou je i to, že CEO má všechny potřebné informace ze systému rychle po ruce. Na závěr vzkázala: „Získat důvěru k novému nástroji může účetním trval i rok, ale vyplatí se to“.

Elektronické předávací protokoly a zrychlení inventury o několik týdnů

Přelom roku má kde kdo spojený s inventurami.

Jak myslíte, že jdou dohromady pojmy jako „hladká inventura“ a „home office“? Nebo „funkční předávací protokoly“ a „vysoká míra fluktuace zaměstnanců“? Své zkušenosti z ESSOX CZ, poskytovatele spotřebitelského financování s asi 500 zaměstnanci, nasdílel Martin Doškář, vedoucí týmu systémových administrátorů. S nastavením webové inventury a elektronickými předávacími protokoly jim pomáhalo ALVAO v čele s Honzou Chalupou. Aktuálně trvá inventura o více než 1 200 položkách jen dvanáct dní místo původních třiceti.

Mezi další benefity patří také úspora lidských zdrojů (inventuru obstará jeden člověk z IT), možnost inventarizovat svěřený majetek odkudkoliv a v neposlední řadě funkčnost řešení bez ohledu na počet poboček, budov nebo uživatelů.

Jak úspěšně rozvíjet digitální mindset a zavádět nové technologie do týmu?

Na tuto otázku nám ve své dynamické přednášce odpověděl Filip Dřímalka, odborník na technologické trendy a jejich zavádění do firem.

Jak přimět lidi, aby přestali chtít papír? Jak zavést change management? Filip radí investovat do nových technologií, používat je a experimentovat s nimi. Podle něj také záleží na názorech nejlépe placené osoby ve firmě. Pokud má ambici používat technologické novinky, pak je firma na dobré cestě. Důraz klade jak na znalost byznysu, tak možnosti, co technologie dokážou, ať jde o finance, controlling, obchod nebo marketing.

Filip se dále zaměřil na „měkké“ a „tvrdé“ předpoklady pro změnu digitálního mindsetu a nasdílel své zkušenosti, jak objevovat a zavádět inovace do firmy.

Myslím, že nejeden účastník odcházel z konferenci s Filipovou myšlenkou „Co udělám dnes, abych zítra měl jednodušší práci?“

Panelová diskuse „Co všechno potřebují FINANCE a IT sdílet a proč?

Tradičním vyvrcholením celého setkání byla panelová diskuse. Roman Smetana v křeslech pro hosty přivítal Denisu Škantovou (Executive Director IT, ČSOB), Tomáše Jiráska (Business Administration Division Managera, TRCZ), Hynka Šanderu (CFO v SODEXO BRS Česká republika) a Michala Horáčka (Customer Program Managera, Microsoft).

A co jsme se dozvěděli?

Urychlila pandemie tlak na digitalizaci?

V ČSOB pandemie změny akcelerovala. Co se týká home office, tak na něj byla banka připravena, a to i na eliminaci rizik s ním spojených. Digitalizace klientů byla nastartovaná, stejně jako snižování papírového provozu. „Aktuálně jsme v přerodové době – hardware máme, ale nyní nás čekají softovější věci, jako je umění vedení hybridních porad“, sdělila Denisa.

V TRCZ vyrábí náhradní díly zejména pro Toyotu. Je to japonská firma s přibližně 1 000 zaměstnanci. Digitalizace účetního oddělení zde byla covidem urychlená. Atmosféra odpovídá filozofii japonské výrobní firmy, která zní „Lidé mají být tam, kde se dějí důležité věci“. A Tomáš opravdu vnímá, že lidé se do klasického pracovního režimu vracejí s radostí. A jaké nové dovednosti si museli osvojit kolegové z financí a controllingu? Všichni si museli osvojit meetingy v Teamsech, kde postrádali interakci z živého setkávání. Kromě schůzek v rámci firmy bylo další výzvou komunikovat na dálku i vně firmy, jako třeba vyjednávací rozhovory s dodavateli typické pro oddělení nákupu.

Co pozitivního na covidové situaci pozitivně vnímá Hynek Šandera?

Sodexo, známý poskytovatel stravenek, se jasně hlásí k velké digitální transformaci – přechodu z papírových stravenek na karty. Hynek Šandera pozitivně vnímá urychlení procesu digitalizace, kdy komunikace mezi lidmi na dálku je již zcela běžná. Kladně hodnotí vysokou míru flexibility – lidé mohou pracovat odkudkoliv a téměř kdykoliv. Jako v řadě jiných firem, tak se i v Sodexu připravují na redesign kancelářských prostor. Zavádí „home office s pravidly“, kdy např. u kreativních meetingů preferují osobní setkání před online. „Zjišťujeme i potřeby a přání zaměstnanců, zamýšlíme se na začleňování nových kolegů. Myslím si, že by se měly zvýšit investice do teambuildingů, abychom podpořili týmového ducha“.

Microsoft je americká firma s jinou firemní kulturou. Už při stěhování do nové budovy před 7 lety neměl nikdo svůj stůl a každý měl možnost home office. Covid jim proto jen potvrdil domněnku, že z domu mohou pracovat opravdu všichni. Velký přerod zaznamenali ve financích, kdy kvartální propočty dříve zaměstnaly 50–100 lidí po dobu 14 dní a nyní to dělá jeden člověk. Pomohla jim automatizace i využití umělé inteligence, která je podle Michala v reportování prodaných produktů přesnější než člověk (97 %).

Michal také upozornil na odvrácenou stranu práce z domova, která často „leze“ do volného času. „Je potřeba vysvětlovat lidem, že nemohou pracovat pořád, aby nevyhořeli, a více dbát na work-live balanced přístup“.

Co potřebují IT a FINANCE sdílet?

V ČSOB jsou IT a FINANCE dva týmy, které mají podle Denisy mnoho společného a „jsou na jedné lodi“. Oddělení IT může finanční oddělení obohatit o nový pohled na tabulky, a to i díky využití umělé inteligence. Ta najde řešení, které by lidi ani nenapadlo, funguje jinak než lidský mozek a může nabídnout financím cestu směrem k automatizaci.

Z pohledu Hynka ze Sodexo je důležité, aby finance, IT i byznys byly vzájemně propojené. Doporučuje pohled jednotlivých oddělení konsolidovat. Ideál je, když byznys vtáhne ostatní oddělení do svých aktivit.

V TRCZ aktuálně roli IT posilují. Rozdělili ho na „hardware“ a „software“ a tyto oblastí vyvíjejí odděleně, ačkoliv připouští, že hranice je leckdy velmi tenká.

A v Microsoftu svoji energii aktuálně věnují především bezpečnosti IT infrastruktury.

Novým tématem byla míra inovací a jejich podpora při zavádění do firem.

V americkém Microsoftu je inovacím nakloněna celá firemní kultura. Datová kostka je pro celou firmu po celém světě jedna jediná, a to je velká výhoda. Finance mají prostor být parťákem pro prodejce/byznys.

Denisa nám vyprávěla o inovačních skupinách v ČSOB, kde s radostí využívají pro spolupráci startupy. Ty totiž vytvářejí kontrast ke struktuře banky, která je svázaná tradicemi. Tím, že je banka součástí velké skupiny KBC, česká pobočka hodně těží i ze společných aktivit. Kladně hodnotí zážitkové kurzy, kde je nutné vystoupit z komfortní zóny a nápady pak „létají“ mnohem lépe.

Po panelové diskusi nastal čas na losování a předávání darů od partnerů akce. Chybět nesmělo poděkování všem zúčastněným – účastníkům, zástupcům partnerů i nejužšímu organizačnímu týmu. Se závěrečným přípitkem jsme se začali těšit na ročník 2022.

A to je vše

Řečeno bylo samozřejmě mnohem více. Máte-li zájem o videozáznam z akce ozvěte se organizátorům na info@cafin.cz. Zájmem České asociace pro finanční řízení je šířit osvětu všem nadšencům do řízení financí.

Lenka Kovaříková, CAFIN